Rechnungen & Gutschriften

Unter Kalkulation → Rechnungen findest du eine Übersicht über deine Rechnungen und Gutschriften. Dabei ist es egal, ob es sich noch um einen Entwurf, eine fertiggestellte oder eine bereits abgeschlossene Rechnung oder Gutschrift handelt.

Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicke oben rechts auf die gelbe Schaltfläche + Rechnung. Möchtest du eine Gutschrift erstellen, klicke auf der Schaltfläche auf den Pfeil nach unten.

Im Bereich Projekt- und Kundenangaben füllst du zunächst die Angaben des Kunden aus.

Du kannst hier entweder die Daten frei in die Felder eingeben oder im Feld “Kunde” einen bestehenden Kundenkontakt auswählen. Wie du Kontakte in 123erfasst anlegst, erfährst du hier.

Im Bereich Einleitung hinterlegst du den Titel/Betreff der Rechnung und kannst einen Einleitungstext definieren. Als Standard liefern wir hier bereits vorgefertigte Angaben mit.

Die eigentliche Rechnung bzw. den Inhalt deiner Rechnung erstellst du im Bereich Leistungsverzeichnis.

Über den Button Neue Position anlegen kannst du deine Positionen erfassen. Du kannst die Positionen entweder losgelöst in dieser Rechnung erfassen oder aus bereits vordefinierten Bausteine auswählen. Wie du Bausteine anlegst, erfährst du hier.

Im Absatz Schlusstext und Rechnungsoptionen hinterlegst du die Zahlungsbedingungen sowie einen Schlusstext.

Im letzten Abschnitt Dokumente kannst du Dokumente hinterlegen, die du mit dieser Rechnung verknüpfen möchtest. Du kannst die Dokumente entweder per Drag & Drop in das gelb markierte Feld hineinziehen oder über Durchsuchen eine Datei auswählen.

Wenn du deine Rechnung soweit fertig erfasst hast, kannst du dir diese im oberen Bereich in der Vorschau anzeigen lassen.

In der Vorschau werden dann bspw. das Briefpapier und die Informationen zu deinem Unternehmen mit in der Rechnung abgebildet, die du in den Einstellungen hinterlegst. Wie das funktioniert, erfährst du hier.

Über den Button Rechnung fertigstellen oben rechts kannst du die Rechnung bspw. als PDF, XML oder ZUGFeRD Datei herunterladen.