Office

Im Office kannst du über die Menüpunkte Geräte -> Dokumente verschiedenste Dokumente zu den jeweiligen Geräten hochladen. Diese Dokumente können über die App jederzeit abgerufen werden.

Über die Schaltfläche +Dokument fügst du ein neues Dokument hinzu:

Es öffnet sich die Bearbeitungsmakse, in der du im Bereich Dokument zuerst das Dokument hochlädst, dann den Namen für das Dokument vorgibst und das Gerät auswählst zu dem das Dokument hochgeladen werden soll. Über die Schaltfläche Speichern schließt du die Erfassung ab:

Orderstruktur für Gerätedokumente

Mit der Ordnerstruktur kannst du deine Gerätedokumente übersichtlich in bis zu fünf Ebenen organisieren. Im Office kannst du über die Menüpunkte Geräte -> Dokumente + Ordner neue Ordner anlegen:

Ordner und Unterordner anlegen

So legst du einen Ordner an:

• Öffne den Bereich, in dem du Dokumente verwaltest („Geräte → Dokumente“).

• Klicke auf „+ Ordner“ oder in einem bestehenden Ordner auf „+ Unterordner“.

• Vergib einen aussagekräftigen Namen und speichere den Ordner.

Wichtig: Die Struktur gilt projekt- und/oder geräteübergreifend.

Wenn du zum Beispiel unter „Geräte → Dokumente“ den Ordner „Leistungsverzeichnisse und Vertragsunterlagen“ anlegst, wird dieser Ordner automatisch in allen Geräten im Bereich „Geräte“ erzeugt. Das gilt genauso für angelegte Unterordner, sodass eine einheitliche Struktur über alle Geräte hinweg entsteht.

Beim Anlegen wird dir ein Hinweis eingeblendet, dass der Ordner für alle Geräte im jeweiligen Bereich angelegt wird. So siehst du direkt, welche Auswirkung deine Änderung hat.

Neue Spalte „Struktur“ in der Dokumentenansicht

In der Dokumentenansicht unterstützt dich die Spalte „Struktur“ dabei, Ordner und Dokumente schneller zu unterscheiden.

• Bei Ordnern wird in der Spalte „Struktur“ ein Ordner-Symbol angezeigt.

• Bei einzelnen Dokumenten ohne Ordnerzuordnung siehst du ein Dokument-Symbol.

• Die Spalte „Struktur“ ist in allen Ordnern und Unterordnern sichtbar.

So erkennst du sofort, ob du einen Ordner öffnen kannst oder ob es sich um ein einzelnes Dokument handelt.

Ordner ohne Geräteauswahl anzeigen

Du kannst dir deine Ordnerstruktur auch anzeigen lassen, ohne ein konkretes Gerät auszuwählen.

• Wenn du kein Gerät auswählst, siehst du trotzdem alle von dir angelegten Ordner.

• In diesen Ordnern können Dokumente aus verschiedenen Baumaßnahmen liegen.

Auf diese Weise behältst du auch bei vielen Geräten deine Dokumentstruktur im Blick und findest wichtige Unterlagen schneller wieder.

App/Weberfassung

Öffne die Kachel Dokumente über die App/Weberfassung:

Hier hast du die Möglichkeit das gewünschte Gerät über den Reiter Geräte auszuwählen:

Anschließend steht dir das Dokument hier zum Download bereit: